Daniel Koster
Daniel Koster 13 sep 2016
Leestijd: 3 minuten

Kom online goed voor de dag met deze e-mail etiquette

Je hebt overal manieren en zo ook online. Op de e-mail bijvoorbeeld, daar zijn flink wat ‘gedragsregels’ waar je je aan kunt houden. Natuurlijk gaan we je niets verplichten, maar als jij je aan de onderstaande e-mail etiquette houdt zul je een stuk beter voor de dag komen. Een aanrader dus.

E-mails als urgent bestempelen terwijl ze dat niet zijn

Wanneer iets écht belangrijks is, dan bestempel je ‘m pas als zodanig. Of je belt gewoon! ;)

Gebruik zo min mogelijk aparte fonts en leestekens

Het klinkt voor velen logisch, maar gebruik een leesbaar lettertype met een lettergrootte tussen de tien en twaalf. Ga ook voor geen andere kleur dan de kleur zwart. Wat voor mensen soms minder begrepen wordt, is dat je zo min mogelijk leestekens moet gebruiken. Zaken als meerdere vraagtekens of uitroeptekens aan het einde van de zin kan mensen op de zenuwen werken en onprofessioneel overkomen.

Typ bondige en krachtige mails

Oké, wees niet kortaf, maar ga ook niet ellenlange mailtjes sturen. Mensen willen snel hun mail doorwerken en wanneer er een half boekwerk in de inbox staat wordt die bijna zeker weten niet (af)gelezen. Dat is zonde van jouw tijd en moeite.

Wees niet te casual, of juist te formeel

Voel aan hoe je iemand moet aanspreken. De eerste keer dat jij je baas mailt, is het slim niet te beginnen met: “He gappie!”

Wees altijd beleefd

Het is soms lastig, maar probeer beleefd te zijn. Het kan bijvoorbeeld vervelend zijn als iemand pas na een week reageert. Een goede tip: wacht even een dagje met reageren op deze mail, anders kan jouw irritatie door de zinnen heen sijpelen. Dat geldt ook voor kortaf zijn. Dat kan zelfs bij vrienden op de zenuwen werken. Probeer altijd alsjeblieft, dankjewel, hallo, tot ziens enzovoorts te zeggen, in plaats van meteen to the point te komen.

Gebruik altijd een (duidelijke) onderwerpregel

Wanneer wij een e-mail zonder onderwerp krijgen vinden we ‘m meteen minder belangrijk. Een e-mail met als onderwerp ‘hoi’ nemen we al helemaal niet meer serieus.

Een reply all kan tot flink wat irritatie leiden

Wanneer jij op iemand reageert hoeft niet iedereen dat te weten en te lezen. Onzinnige mailtjes ontvangen kan mensen flink op de kast jagen.

Mailtjes op bizarre tijden versturen

Soms ben je tot laat aan het werk. Het kan dan zijn dat je na twaalf uur ‘s nachts op de mail zit. Maar je kunt dan beter wachten met het verzenden van je mailtjes. Het komt over alsof je je zaakjes niet op orde hebt én de kans op een typo is groter.

Gebruik altijd een serieus e-mailadres

Wij hadden vroeger slechte e-mailadressen, wauw. Wat dacht je van ‘[email protected]’. Daarmee een werkmail versturen is natuurlijk not done.

Stuur niet teveel mailtjes

Wanneer jij om alles gaat mailen, dan wordt dit mensen op een gegeven moment te veel. Vooral als het ellenlange e-mails zijn die om jouw gevoelens gaat. Spreek af, bel iemand op, maar mail ze niet extensief en op die manier.

BCC’en is vaak af te raden

Wanneer je een BCC stuurt komt dat over alsof je iets te verbergen hebt. Ook is het niet eerlijk naar anderen toe. Dus, probeer zo min mogelijk te doen.

Zomaar zaken CC’en wordt vaak niet gewaardeerd

Wees er altijd zeker van dat je een e-mail mag doorsturen. Anders kan dat tot een flinke ruzie leiden.

E-mail etiquette, doe er je voordeel mee!

Je zou denken dat de meeste mensen deze e-mail etiquette wel begrijpen. Toch kwamen er vast bij jou ook een aantal situaties naar boven waarbij iemand zich duidelijk niet aan die e-mail etiquette hield. Nu kun jij jezelf en diegene een handje helpen om die fout niet weer te maken. Wil je meer uit je mail halen? Op deze manier weet jij of iemand je e-mail trackt. Je kunt zelf trouwens zien of iemand jouw mail heeft geopend en wanneer via Streak. O, en ken je die nachtmerrie dat je per ongeluk een e-mail verstuurt terwijl-ie nog niet af is? Dat annuleer je zo!

Foutje gezien? Mail ons. Wij zijn je dankbaar.

Het beste wat tech en culture te bieden heeft

De laatste ontwikkelingen in je mailbox? WANT houdt je op de hoogte!

Reageer op artikel:
Kom online goed voor de dag met deze e-mail etiquette
Sluiten