David van Benthem
David van Benthem | LinkedIn Home 24 maart 2020

Een online vergadering: de do’s en don’ts van een net Skype gesprek

Nu thuiswerken de alledaagse realiteit is voor velen de komende maanden, is de digitale wereld nog belangrijker voor ons. De vergadering vindt namelijk niet meer in één ruimte plaats, daar iedereen vanuit huis achter de computer werkt. Maar hoe doe je dat op een goede manier, Skypen met je collega’s? Hier kom je dat te weten.

Zoek een geschikte ruimte

Probeer, als dat kan, een ruimte te vinden waar je alleen bent. Als dat niet mogelijk is, gebruik dan een koptelefoon om achtergrondgeluid zo goed mogelijk te dempen. Laat de mensen met wie je samenwoont van tevoren weten wanneer de vergadering van start gaat. Dat kan gênante momenten zoals deze besparen.

Skype groepsgesprek
Een hele nieuwe manier van vergaderen. (Afbeelding: Skype)

Zorg er vervolgens voor dat je camera goed naar jou staat opgesteld. Als het mogelijk is, zorg er dan ook voor dat de camera op ooghoogte staat. Zo lijkt het op een echt gesprek zoals dat normaal gesproken ook gaat. Zit niet te ver, maar ook niet te dichtbij de camera. Om goed gepositioneerd te zitten, zit je meestal iets dichterbij dan wanneer je normaal gesproken vanaf je laptop of desktop werkt.

Om het af te maken werkt natuurlijke belichting het beste, maar bovenverlichting doet ook wat het moet doen. Probeer lichtbronnen die achter je staan te ontlopen of uit te schakelen, omdat je dan moeilijk te zien bent tijdens de vergadering.

Zorg er tenslotte voor dat de ruimte die in beeld is opgeruimd lijkt. Vaak betekent dat gelukkig alleen maar dat je rommel alleen hoeft te verplaatsen. Het daadwerkelijk opruimen van spullen is natuurlijk het beste, zoals opruimgoeroe Marie Kondo ongetwijfeld kan beamen.

 

Pexels pak netjes vergadering
Zie eruit zoals je er normaal gesproken op kantoor ook uitziet. (Afbeelding: Pexels)

Jouw uitstraling telt

Probeer er precies zo uit te zien zoals normaal op kantoor: niet meer en niet minder. Natuurlijk kennen we allemaal het geweldige aan thuiswerken: de geweldige joggingbroek. Als je dat doet, wees er dan wel zeker van dat je niet tijdens een vergadering hoeft op te staan. Heb je daarom kinderen of moet je een pakketje aannemen: doe dan toch maar een andere broek aan.

Voor je camera is het daarnaast het beste om geen patronen of strepen te dragen. Ook kan een volledig wit of zwart shirt ervoor zorgen dat je camera de helderheid daarop aanpast. Daardoor kan je overbelicht of juist onderbelicht raken. Draag dus iets wat niet teveel opvalt.

wifi
Zorg ervoor dat je internetverbinding goed is. (Afbeelding: Pixabay)

De vergadering gaat van start

Ben je nieuw met de software voor de online vergadering? Test die dan van tevoren uit. Wees er daarnaast zeker van dat je internetverbinding goed is. Is de wifi bij je thuis beperkt, ga dan in een ruimte zitten die dichterbij de router of meterkast staat.

Zodra de vergadering eenmaal is begonnen, is het handig om eerst te testen of de apparatuur van iedereen wel werkt. Het laten introduceren van alle deelnemers is dan handig. Als je elkaar al kent, kan je elkaar eerst langsgaan om te vragen hoe het met iedereen gaat.

Eenmaal onderweg kan je jezelf het beste op stil zetten als je niet praat. Je microfoon kan veel achtergrondgeluid oppikken en dat is onwenselijk. Mocht opeens iemand de kamer inkomen, dan is het handig om ook te weten hoe je je webcam tijdelijk uitschakelt. Praat je wel, zorg er dan voor dat je niet te snel praat. Niet iedereens internetverbinding is perfect en als je zoals Matthijs van Nieuwkerk gaat babbelen, kan het lastig te volgen zijn voor je collega’s.

Samsung Galaxy S20 Ultra vs Samsung Galaxy Z Flip
Zet je telefoon op stil tijdens een vergadering. (Afbeelding: WANT / Dominick Vietor)

Een online vergadering vraagt om focus

Dit klinkt misschien tegenstrijdig, maar juist op online vergaderingen ben je meer zichtbaar dan normaal. Iedereen kan naar jouw gezicht kijken zonder dat je dat doorhebt. Doe daarom geen andere dingen tijdens een vergadering. Laat je telefoon even links liggen, eet niks en beantwoord dat ene mailtje pas later. Je collega’s en je leidinggevende zullen dat waarderen. Blijf daarom gefocust.

En als je iets moet opzoeken terwijl je de beurt hebt, zeg dat dan even. Laat je te lang niets van je horen, dan kunnen mensen denken dat jouw verbinding verbroken is.

Duidelijk is het dat vergaderen online een stuk anders te werk gaat en nieuwe dingen van jou en je collega’s vraagt. Door het vaker te doen, raken we er gelukkig allemaal vanzelf aan gewend. En hopelijk heeft dit lijstje daarbij geholpen.

 

Reageer op artikel:
Een online vergadering: de do’s en don’ts van een net Skype gesprek
Sluiten