Deze Microsoft Word-trucs besparen je uren aan tijd

Wie vaak met documenten werkt, weet dat Microsoft Word veel meer kan dan alleen tekst typen en opslaan. Het programma zit vol handige functies en sneltoetsen die het werken een stuk efficiënter maken. Toch blijven veel van die mogelijkheden verborgen, waardoor je misschien nog steeds handmatig dingen doet die eigenlijk automatisch kunnen.

Door een paar slimme Microsoft Word-trucs te leren, kun je wekelijks behoorlijk wat tijd besparen. De investering is klein: een paar sneltoetsen onthouden. Maar het resultaat merk je direct wanneer je documenten bewerkt, opmaakt of herschikt.

Deze Microsoft Word-functies zijn je redder in nood

Door deze slimme functies van Microsoft Word te gebruiken, verander je het programma van een simpele teksteditor in een krachtige tool voor productiviteit.

Selecteer tekst verticaal

Normaal gesproken selecteert Microsoft Word een tekst horizontaal. Zodra je begint te slepen met je muis, loopt de selectie automatisch van het einde van een regel naar het begin van de volgende. Dat werkt prima voor gewone alinea’s, maar kan behoorlijk frustrerend zijn wanneer je een specifieke kolom tekst wilt aanpassen.

Door de Alt-toets ingedrukt te houden tijdens het selecteren, kun je een rechthoekige selectie maken. Hiermee markeer je een verticale strook tekst in plaats van een hele regel. Handig wanneer je bijvoorbeeld opsommingstekens, nummering of tijdstempels wilt verwijderen zonder de rest van de tekst aan te raken.

Verwijder alle opmaak in één keer

Als je tekst van een website kopieert naar Microsoft Word, ziet het er vaak uit als een puinhoop. Denk aan vreemde lettertypes, kleuren of onverwachte vetgedrukte woorden. Dat handmatig corrigeren kost meestal meer tijd dan je lief is.

Gelukkig is er een snelle oplossing. Selecteer de tekst en druk op Ctrl + Spatiebalk. Hiermee verwijdert Word alle handmatige tekenopmaak, zoals vet, cursief en afwijkende fonts, en keert de tekst terug naar de standaardstijl van je document.

Gebruik de verborgen ‘Spike’-functie van Microsoft Word

De meeste mensen gebruiken in Microsoft Word alleen het standaard klembord. Je kopieert iets, plakt het ergens anders, en dat is het. Maar er bestaat ook een minder bekende functie: de zogenaamde ‘Spike’.

Met Ctrl + F3 voeg je geselecteerde tekst of afbeeldingen toe aan deze speciale verzamelplek. Je kunt meerdere losse stukken tekst verzamelen zonder ze meteen te plakken. Wanneer je alles nodig hebt, druk je op Ctrl + Shift + F3 en Word plaatst alle verzamelde onderdelen achter elkaar in je document. Ideaal wanneer je bijvoorbeeld informatie uit verschillende alinea’s wilt samenvoegen.

Werk verschillende velden in één keer bij op Microsoft Word

Inhoudsopgaven, paginanummers en sommige automatische elementen in Microsoft Word werken met zogenaamde velden. Dat zijn dynamische onderdelen die informatie uit je document ophalen. Soms blijven ze echter hangen op een oude waarde.

In plaats van alles handmatig aan te passen, kun je het hele document selecteren met Ctrl + A en daarna F9 indrukken. Word ververst dan alle velden tegelijk. Je inhoudsopgave, paginanummers en andere automatische gegevens worden meteen opnieuw berekend.

Gebruik stijlen voor koppen

Veel mensen maken koppen in Microsoft Word door simpelweg de tekst groter of vetgedrukt te maken. Dat lijkt snel, maar op de lange termijn kost het juist meer tijd.

Met Ctrl + Alt + 1, Ctrl + Alt + 2 en Ctrl + Alt + 3 pas je direct de standaard kopstijlen toe. Het grote voordeel is dat Word hierdoor automatisch een inhoudsopgave kan genereren. Bovendien kun je later alle koppen tegelijk aanpassen door slechts één stijl te wijzigen.

Houd woorden bij elkaar met een vaste spatie

Soms wil je dat twee woorden altijd samen op één regel blijven staan. Denk bijvoorbeeld aan een naam of een producttitel. In Microsoft Word kan het echter weleens voorkomen dat het eerste woord op de ene regel staat en het tweede op de volgende.

Met Ctrl + Shift + Spatiebalk voeg je een zogenaamde niet-afbrekende spatie toe. Word behandelt die woorden dan als één geheel, waardoor ze nooit gescheiden worden door een regelafbreking.

Geavanceerd zoeken en vervangen

De meeste mensen gebruiken Ctrl + F in Microsoft Word om snel een woord op te zoeken. Maar wanneer je grotere aanpassingen wilt doen, is Ctrl + H veel krachtiger.

Met de functie Zoeken en vervangen kun je bijvoorbeeld verkeerde woorden in één keer aanpassen, bepaalde termen verwijderen of plaatsvervangers veranderen. Als je regelmatig teksten bewerkt, kan deze functie letterlijk uren werk besparen.

Gebruik het onderzoeksvenster op Microsoft Word

Tijdens het schrijven wil je soms snel een synoniem of betekenis opzoeken. Veel mensen openen dan een browser, maar dat is eigenlijk niet nodig. Microsoft Word heeft namelijk een ingebouwd onderzoeksvenster.

Door Shift + F7 te gebruiken terwijl je een woord selecteert, opent er een zijpaneel met definities, vertalingen en synoniemen. Zo kun je informatie opzoeken zonder je document te verlaten.

De grootste fouten die Microsoft Word-gebruikers maken

Onderwerpen

• Microsoft
• microsoft word
• Office 365