Met deze truc krijg je flink meer ruimte in Gmail

Zit je Gmail ook al jaren vol met oude berichten en bijlagen? Met een simpele truc kun je in één klap heel wat gigabytes terugwinnen.

Iedereen die Gmail al een tijdje gebruikt, weet hoe het gaat. Eerst lijkt 15 GB opslag eindeloos veel, maar voor je het weet staat de teller op rood. De ene dag verstuur je een vakantievideo, de andere dag komen er tientallen foto’s van vrienden binnen, en al die bestanden tikken aan. Dan verschijnt die gevreesde melding: ‘je opslagruimte is bijna vol’. Het voelt alsof je voor een keuze staat. Eindeloos opruimen of betalen voor meer ruimte.

Gelukkig bestaat er nog een derde weg. Je kunt namelijk je oude berichten veilig overhevelen naar een tweede Gmail-account en zo je huidige inbox flink opschonen. Het mooie is dat je alles bewaart wat je wilt behouden, zonder urenlang in je digitale archief te hoeven spitten. En dat scheelt niet alleen tijd, maar ook frustratie. Hier kun je de geheime functie vinden.

Waarom Gmail zo snel volloopt

Na meer dan tien jaar Gmail gebruiken kan het gebeuren. Je ruimte is op. Hoewel je bij aanvang 15 GB krijgt, blijkt dat in de praktijk allesbehalve royaal. Duizenden berichten met soms loodzware bijlagen stapelen zich op en slokken langzaam de hele opslag op.

Het vervelende is dat Gmail die 15 GB niet alleen voor e-mails gebruikt. Ook je Google Drive en Google Foto’s snoepen mee van dezelfde schijf. Dus die vakantiefoto’s en werkdocumenten die je al lang vergeten bent? Ja, die tellen allemaal mee.

Veel mensen kiezen dan voor de snelste oplossing. Upgraden naar een betaald Google One-abonnement. Voor een paar euro per maand heb je extra ruimte, maar het voelt een beetje zuur om te betalen voor berichten die je waarschijnlijk nooit meer opent.

Maak een tweede account aan op Gmail

Er is gelukkig een handig alternatief. Je kunt een tweede Gmail-account aanmaken dat je uitsluitend gebruikt als archief. Daar zet je simpelweg al je oude berichten in over, zodat je primaire inbox weer als nieuw aanvoelt.

Het mooie aan deze methode is dat Google je niet beperkt in het aantal gratis accounts dat je mag hebben. Je kunt dus zonder problemen een nieuw adres gebruiken als digitale opslagkast.

En er zijn meer voordelen. Misschien gebruik je Gmail via je werk of universiteit. In dat geval bestaat de kans dat je op een dag je toegang verliest zodra je uit dienst gaat of je studie afrondt. Door je berichten tijdig over te zetten naar een persoonlijk account, houd je zelf de regie.

Het proces zelf duurt niet lang. Afhankelijk van hoeveel e-mails je hebt, kan het een paar uur of dagen kosten, maar het is grotendeels automatisch. Jij hoeft alleen even de instellingen goed te zetten en het systeem doet de rest.

Zo werkt de truc in de praktijk

Voordat je begint, is het slim een back-up te maken via Google Takeout. Daarmee zet je een kopie van al je e-mails lokaal op je computer. Zo weet je zeker dat er niets verloren gaat, hoe soepel het proces ook verloopt.

Daarna log je in op je oude Gmail-account. In de instellingen vind je de optie om POP-toegang in te schakelen. Dit zorgt ervoor dat je berichten naar een ander account gekopieerd kunnen worden.

Vervolgens maak je jouw nieuwe Gmail-account aan, log je in en voeg je jouw oude account toe via de instellingen onder ‘Accounts en import’. Met een paar klikken stel je in dat alle oude berichten automatisch worden opgehaald en gearchiveerd.

Soms vraagt Google om een tijdelijk app-wachtwoord te genereren om de overdracht mogelijk te maken. Dat klinkt ingewikkeld, maar het is in een paar seconden geregeld. Zodra de overdracht voltooid is, kun je dat wachtwoord gewoon weer verwijderen.

Dit levert het je op

Zodra het proces loopt, merk je al snel het verschil. In een test met zo’n 75.000 berichten daalde het opslaggebruik van ruim 12 GB naar minder dan 1 GB. Dat is een gigantisch verschil, en alles zonder ook maar één belangrijk bericht kwijt te raken.

Houd er wel rekening mee dat bepaalde mappen, zoals concepten en spam, niet automatisch worden meegenomen. Concepten kun je handmatig kopiëren en spam wil je waarschijnlijk toch niet bewaren.

Is de overdracht afgerond, dan kun je de automatische koppeling weer uitzetten. Zo houd je jouw nieuwe account echt als archief, terwijl de oude inbox weer helemaal fris is.

Deze verborgen Gmail-functies zijn een flinke boost voor je inbox

Onderwerpen

• gmail