Gmail is niet de enige optie: Shortwave heeft 5 slimme trucs voor wie mails blijft uitstellen

Of je nu studeert, voor jezelf werkt of gewoon een drukke 9-tot-5-baan hebt: e-mail is waarschijnlijk een vast onderdeel van je dag. Vaak wil je alleen maar even snel je e-mail checken, maar voordat je het weet ben je veel langer dan nodig aan het mailen. Gmail is voor veel mensen de standaardkeuze voor het beheren van hun berichten, zeker wanneer je al gebruikmaakt van andere diensten binnen het Google-ecosysteem.

Toch hoeft dat niet te betekenen dat Gmail ook de beste manier is om je inbox te organiseren. Een goed alternatief, genaamd Shortwave, probeert e-mails namelijk niet alleen overzichtelijker te maken, maar wil ervoor zorgen dat je daadwerkelijk iets met ieder bericht doet.

Shortwave gebruikt het OHIO-principe tegen uitgestelde e-mails

Een van de grootste problemen met Gmail is dat je vaak een bericht opent om er vervolgens niks mee te doen. Je leest iets, besluit om later even te reageren, en sluit het venster weer. Vervolgens verdwijnen er tientallen andere berichten overheen en ben je het oorspronkelijke bericht compleet vergeten.

Vooral berichten die geen snelle reactie vereisen, kunnen daardoor dagenlang blijven staan. En juist als je eindelijk in bed ligt, schiet ineens door je hoofd dat je nog die ene belangrijke e-mail moest beantwoorden. Shortwave probeert precies dat patroon te doorbreken.

De dienst gebruikt daarvoor het zogenaamde ‘Only Handle It Once-principe’, oftewel OHIO. Het idee is simpel: zodra je een e-mail voor het eerst onder ogen krijgt, bepaal je meteen wat ermee moet gebeuren. Heeft het bericht geen actie nodig, dan kun je het als Klaar markeren, verwijderen of tijdelijk laten verdwijnen.

Duurt het beantwoorden minder dan twee minuten, dan doe je dat direct. Kost het meer tijd, dan kun je de e-mail markeren als ‘To-do’ of voorzien van een ster. Zo blijft er uiteindelijk een overzicht over van wat nog echt aandacht nodig heeft. Vergeleken met Gmail is dat een wereld van verschil.

Shortwave maakt van één e-mail direct een to-do

Daar blijft het niet bij. Shortwave heeft verschillende functies ingebouwd die ervoor moeten zorgen dat het systeem ook in de praktijk werkt. Een van de handigste is de mogelijkheid om een e-mail razendsnel om te zetten in een ’to-do’. Selecteer een bericht, druk op T en het wordt onderdeel van je takenlijst.

Shortwave helpt je ook bij het herinneren van zo’n e-mail als je er later op terugkomt. De ingebouwde AI vat samen wat je precies moet doen en koppelt die samenvatting aan de oorspronkelijke e-mailconversatie. Dat is vooral handig als een bericht meer vraagt dan alleen een kort antwoord en je eerst extra werk moet uitvoeren.

Ook als een taak uit meerdere gesprekken bestaat, kan dat goed van pas komen. Verschillende e-mailthreads kunnen namelijk onder één ‘To-do’ worden geplaatst. Heb je bijvoorbeeld meerdere berichten over een evenement, reis of project, dan hoeven die niet allemaal afzonderlijk als herinnering in je inbox te blijven staan.

Daarnaast zijn er ‘Splits’, waarmee je verschillende soorten e-mails van elkaar kunt scheiden. Je kunt kiezen voor een eenvoudige inbox, een indeling met Belangrijk en Overig of een systeem dat meer lijkt op de bekende tabbladen van Gmail. Ook volledig aangepaste Splits zijn mogelijk, bijvoorbeeld op basis van afzender, onderwerp, labels of specifieke zoekopdrachten.

Shortwave Bundles houden nieuwsbrieven uit je belangrijkste mails

Een ander interessant onderdeel van Shortwave is de manier waarop het omgaat met de timing van binnenkomende berichten. In een normale inbox kan een belangrijk bericht namelijk zomaar naast een nieuwsbrief of automatische melding verschijnen. Alles krijgt daardoor min of meer dezelfde prioriteit.

Het Gmail-alternatief gebruikt hiervoor onder meer Bundles. Daarmee worden vergelijkbare e-mails bij elkaar gezet, zodat ze niet allemaal los in je inbox verschijnen. Nieuwsbrieven, aanbiedingen en reisupdates kunnen bijvoorbeeld automatisch worden samengevoegd. Vervolgens kun je zo’n hele bundel in één keer snoozen, verwijderen of als ‘Klaar’ markeren.

Met Delivery Schedules gaat de dienst nog een stap verder. Daarmee bepaal je niet alleen wanneer je een bericht wilt behandelen, maar ook wanneer het überhaupt in je inbox verschijnt. Zo kun je bijvoorbeeld nieuwsbrieven opsparen en ze pas op zaterdagochtend afleveren.

Voor wie is Shortwave een beter alternatief voor Gmail?

Shortwave probeert daarmee iets te veranderen aan een probleem waar vrijwel iedereen met e-mail vroeg of laat tegenaan loopt. De dienst behandelt een inbox niet als een archief met berichten die je ooit nog eens moet bekijken, maar als een plek waar je beslissingen neemt en taken afhandelt.

Dat betekent natuurlijk niet dat Gmail ineens geen goede optie meer is. Als je tevreden bent met hoe Gmail werkt, is er waarschijnlijk geen reden om over te stappen. Maar loopt je inbox steeds voller met berichten die je voor je uitschuift, dan is Shortwave misschien het proberen waard.

Het grootste verschil zit uiteindelijk niet alleen in de functies, maar vooral in de manier waarop de dienst je helpt om bewuster met je e-mail om te gaan.

Gmail wordt veel beter als je deze functies gebruikt

Geschreven door Sam Dille

Sam Dille (2001) begon als stagiair bij WANT tijdens zijn studie Creative Business en groeide daarna door als freelancer. Naast zijn werk voor WANT volgt hij een master Kunstgeschiedenis. Toch ligt zijn blik niet alleen op het verleden: Sam schrijft graag over de toekomst van technologie. Smart homes, internet, apps en slimme digitale ontwikkelingen kennen dan ook weinig geheimen voor hem.